Warum fehlende Unterlagen den Verkauf verzögern können
Vollständige und belastbare Unterlagen erleichtern Käufern, finanzierender Bank und Notariat die Prüfung. Welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt benötigt werden, hängt vom Objekt, der Finanzierung und der Vertragsgestaltung ab.
Und trotzdem starten die meisten Eigentümer den Verkauf, bevor auch nur die Hälfte der Dokumente vorliegt. Das Ergebnis: Der Käufer ist gefunden, die Finanzierung steht - und dann warten alle drei Wochen auf einen Grundbuchauszug, den man vor Monaten hätte beantragen können.
Fangen Sie mit den Unterlagen an. Nicht mit den Fotos. Nicht mit dem Inserat. Mit den Unterlagen.
1. Pflichtunterlagen beim Hausverkauf
Die folgende Übersicht zeigt typische Verkaufsunterlagen. Nicht jedes Dokument ist bei jedem Objekt gesetzlich vorgeschrieben; Notar, finanzierende Bank und Kaufinteressenten können je nach Fall weitere Nachweise benötigen.
| Unterlage | Wo beantragen | Kosten | Dauer |
|---|---|---|---|
| Grundbuchauszug (aktuell, max. 3 Monate) | Amtsgericht oder online über justizportal.de | nach amtlichem Kostenrecht | bei der zuständigen Stelle erfragen |
| Flurkarte / Liegenschaftskarte | Katasteramt (in Hessen: HVBG) | nach Produkt und Gebührenordnung | bei der zuständigen Stelle erfragen |
| Energieausweis (Verbrauch oder Bedarf) | Energieberater, Schornsteinfeger | nach Ausweisart und Anbieter | vor Beauftragung erfragen |
| Wohnflächenberechnung | Bauakte, Architekt oder selbst | nach Quelle und Aufwand | variiert |
| Grundrisse aller Geschosse | Bauamt, Bauakte, Architekt | nach Quelle und Aufwand | variiert |
| Baugenehmigung | Bauaufsichtsbehörde | Gebühren/Aktenkopien möglich | bei der Behörde erfragen |
| Baubeschreibung | Bauakte | Gebühren/Aktenkopien möglich | bei der Behörde erfragen |
Grundbuchauszug. Zeigt Eigentümer, Lasten und Beschränkungen (Abteilung I - III). Für Verkauf und Finanzierung wird regelmäßig ein aktueller Auszug benötigt. Bearbeitungszeit, zulässiger Bezugsweg und Kosten sollten beim zuständigen Grundbuchamt geprüft werden.
Energieausweis. Bei Verkauf oder Vermietung ist grundsätzlich spätestens bei der Besichtigung ein gültiger Energieausweis vorzulegen, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Liegt bei Veröffentlichung bereits ein Ausweis vor, gelten außerdem die Pflichtangaben für Anzeigen. Verstöße können mit einem Bußgeld bis 10.000 € geahndet werden. Zwei Varianten:
- Verbrauchsausweis: basiert grundsätzlich auf erfassten Verbrauchsdaten. Ob er für das konkrete Gebäude zulässig und aussagekräftig ist, richtet sich nach den Vorgaben des Gebäudeenergiegesetzes.
- Bedarfsausweis: basiert auf Gebäudehülle und Anlagentechnik. Welche Ausweisart benötigt wird, sollte ein ausstellungsberechtigter Fachbetrieb anhand des Gebäudes prüfen.
Wohnflächenberechnung. Flächenangaben im Exposé sollten belastbar und ihre Berechnungsmethode nachvollziehbar sein. Eine Abweichung von mehr als 10 % führt beim Immobilienkauf nicht automatisch zu einer Kaufpreisanfechtung. Welche Rechte bestehen, hängt unter anderem von Vertragsinhalt, zugesicherter Beschaffenheit, Verschulden und einer möglichen arglistigen Täuschung ab. Lassen Sie zweifelhafte Angaben vor der Vermarktung prüfen.
2. Bauunterlagen und Nachweise
Ergänzend zu den Pflichtunterlagen - aber fast genauso wichtig:
| Unterlage | Wozu | Bezugsquelle |
|---|---|---|
| Kubatur / Bruttorauminhalt | Versicherung, Wertermittlung | Bauakte, Architekt |
| Statik | Bei Umbauten relevant | Bauakte |
| Nachweise über An- und Umbauten | Vertragliche und rechtliche Prüfung | Bauamt |
| Nutzungsänderungsgenehmigungen | Wenn z.B. Keller zu Wohnraum wurde | Bauamt |
| Modernisierungsnachweise | Wertnachweis, Käufervertrauen | Eigene Rechnungen |
| Schornsteinfegerprotokoll | Heizungszustand | Schornsteinfeger |
| Prüfprotokolle Gas/Elektro | Sicherheit, Käufervertrauen | Handwerker |
| Wartungsverträge | Heizung, Aufzug, etc. | Eigene Unterlagen |
Modernisierungsnachweise sind Gold wert. Eine neue Heizung, ein neues Dach, gedämmte Fassade - das steigert den Preis. Aber nur, wenn Sie es belegen können. Sammeln Sie Rechnungen, Fotos der Bauphase und Abnahmeprotokolle.
3. Zusätzliche Unterlagen bei Eigentumswohnungen
Bei Eigentumswohnungen kommt ein ganzes Paket dazu. Die Eigentümergemeinschaft bringt eigene Dokumente mit - und Käufer schauen hier genau hin.
| Unterlage | Warum wichtig |
|---|---|
| Teilungserklärung + Aufteilungsplan | Definiert Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum |
| Wirtschaftsplan (aktuell) | Zeigt geplante Kosten und Hausgeldstruktur |
| Hausgeldabrechnungen (3 Jahre) | Tatsächliche Kosten, Nachzahlungen, Guthaben |
| Protokolle der Eigentümerversammlungen (3 Jahre) | Geplante Sanierungen, Streitigkeiten, Sonderumlagen |
| Rücklagenstand | Wie viel Geld für Instandhaltung vorhanden ist |
| Verwaltervertrag | Laufzeit, Kosten, Leistungsumfang |
| Beschlusssammlung | Alle verbindlichen Beschlüsse der WEG |
| Sonderumlagen (falls vorhanden) | Bereits beschlossen oder in Planung |
Die Rücklage ist der Knackpunkt. Eine Eigentümergemeinschaft mit 10.000 € Rücklage bei einem Gebäude Baujahr 1975 - da weiß jeder: Die nächste Sonderumlage kommt. Niedrige Rücklagen schrecken Käufer ab oder drücken den Preis.
Die Protokolle der Eigentümerversammlungen verraten mehr als jedes Exposé. Steht dort "Dachsanierung wird diskutiert" oder "Fensteraustausch auf 2027 verschoben", rechnet der Käufer diese Kosten ein.
4. Zusätzliche Unterlagen bei vermieteten Objekten
Verkaufen Sie eine vermietete Wohnung oder ein Mehrfamilienhaus, braucht der Käufer:
- Mietvertrag (alle aktuellen Verträge)
- Nachträge, Staffelmiet- oder Indexmietvereinbarungen
- Übergabeprotokolle
- Mietzahlungsnachweise (zeigen Zahlungsmoral)
- Kautionsnachweis (Höhe, Konto)
- Nebenkostenabrechnungen (3 Jahre)
- Kündigungsausschlüsse oder Sondervereinbarungen
Vermietete Objekte haben einen Vorteil: Der Käufer sieht sofort die Rendite. Aber er sieht auch sofort die Risiken. Ein Mieter, der seit zwei Jahren keine Nebenkosten nachgezahlt hat? Das fällt auf.
5. Unterlagen für den Notar
Am Notartermin selbst brauchen Sie:
- Gültigen Personalausweis oder Reisepass
- Steuer-ID
- Bankverbindung für die Kaufpreiszahlung
- Bei Erben: Erbschein oder Erbfolgebescheinigung
- Bei Vertretung: Notariell beglaubigte Vollmacht
- Bei Ehegatten: Zustimmung des Partners (bei Gütergemeinschaft)
6. Was tun, wenn Unterlagen fehlen
Gerade bei Häusern aus den 60er bis 80er Jahren - und davon gibt es in Trebur, Flörsheim und dem ganzen Kreis Groß-Gerau viele - fehlen regelmäßig Unterlagen. Kein Grundriss. Keine Baubeschreibung. Keine Genehmigung für den Wintergarten, der 1985 angebaut wurde.
Drei Anlaufstellen:
- Bauamt der Gemeinde. Bauakten werden in der Regel dauerhaft aufbewahrt. Die Einsicht ist kostenlos oder gegen geringe Gebühr möglich. Kopien kosten 0,50 - 1,00 € pro Seite.
- Hausverwaltung. Bei Eigentumswohnungen ist die Verwaltung die zentrale Quelle für Teilungserklärung, Abrechnungen und Protokolle. Manche Verwaltungen berechnen eine Gebühr für die Zusammenstellung - üblich sind 50 - 150 €.
- Architekt oder Vermessungsbüro. Wenn keine Grundrisse existieren, kann ein Architekt neue anfertigen. Kosten: ca. 200 - 500 € je nach Gebäudegröße. Bei der Wohnflächenberechnung lohnt sich das - eine falsche Quadratmeterzahl im Exposé ist ein Haftungsrisiko.
Unterlagen gemeinsam prüfen
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